ここでは、プロセスマイニングに失敗する主な原因と失敗を防ぐ方法を解説しています。
部署を横断する担当チームを立ち上げていないと、プロセスマイニングに失敗する確率は高まります。特定の部署が関わるデータを取得できないことがあるからです。確認作業を行えば済む話ですが、スムーズに進まないこともあるでしょう。意思疎通できずにプロセスマイニングに失敗してしまうケースもあるのです。
プロセスマイニングツールを扱う担当者のスキル不足も失敗の原因になりえます。必ずしも専門的なスキルは要しませんが、データをもとに考察できる程度の知識は求められます。担当者がデータを扱えないと、プロセスマイニングツールをうまく使いこなせない恐れがあります。
同様に業務に関する知識・経験も求められます。取得したデータを評価しなければならないからです。知識・経験が不足していると、特定の業務に工数をかけすぎていても見逃してしまうことがあります。一般的な工数がわからないからです。プロセスマイニングツールの専門家さえいればよいというわけではありません。
プロセスマイニングの主な目的は、業務を見える化して非効率なプロセスを見直すことです。単に見える化することだけが目的ではありません。プロセスマイニングツール導入にあたっては、全体を見据えた計画の立案が必要です。基本的な流れは以下のようになるでしょう。
具体的な見直し策として、標準化・合理化・自動化などがあげられます。例えば、作業者により手順が異なるプロセスは、標準化することで問題を取り除けると考えられます。
導入にあたり部署を横断したチームを立ち上げておくことも欠かせません。一般的には、プロセスマイニングツール専門の担当者と各業務部門の担当者がいると、成功の確率は高まると考えられています。自社だけで運用が難しい場合は、業務の全体像を把握できる外部のコンサルタントをチームへ加えることもできます。いずれにせよ、運用体制を構築してから導入することが重要です。
適切な体制を構築できていない、計画的な運用を行えていないなどに該当すると、プロセスマイニングに失敗することがあります。プロセスマイニングツールを導入すれば自動的に結果を得られるわけではありません。達成したい目的とそれに必要な計画、体制を明らかにしてから導入しましょう。
当サイトでは、プロセスマイニングツールの基礎知識をわかりやすく解説しています。理解を深めたい方は、以下の記事も参考にしてください。
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抜本的な業務フロー改善
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SAPでの業務可視化
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業務の自動化
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※2022年2月18日時点でGoogleにて「プロセスマイニングツール」で検索し、公式HPのリンクが表示された製品を販売する7社のうち、下記に当てはまるツールを取り扱っている3社を選出しています。
・抜本的な業務フロー改善が目的:網羅的なプロセスマイニングを行えるよう複数のシステムを一括対応できるマルチレベルの機能を持っている企業を選出
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