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業務プロセスの現状と理想を確認

プロセスマイニングツールでは、マニュアルや各種法令などをもとに、あらかじめ設定された「標準的な業務プロセス」を取り込み、現状行われている業務フローとの比較検証を行うことで、逸脱しているプロセスを特定することができます。プロセスマイニングツールは、現状プロセスと理想プロセスの乖離を容易に把握することが可能であり、問題のある業務プロセスやコンプライアンス違反の可能性を速やかに発見できるツールです。

現状を把握の次に必要なのは理想の形

プロセスマイニングツールは、日々の業務の中で蓄積されるデータからイベントログを分析するための専用ツールです。イベントログとは、業務の一つひとつに紐付けられた、開始から終了までの活動内容を時刻で並べた「時系列データ」のこと。これを分析することで、業務フローを可視化できるようになります。

一方で、プロセスマイニングによる分析からは、「現状の業務プロセス」をモデル化することができます。まず、現状のプロセスをイベントログを使って可視化し、理想のプロセスを複数のパターンから発見します。必要に応じて整形を行った後、プロセスマイニングツールに再投入することで、他のプロセスパターンとの比較検証が可能です。また、対象プロセスを実行しているツールのドキュメントやマニュアルに標準的な手順が示されていた場合、これをベースにモデリングツールを用いて理想のプロセスフローチャートを作成することも可能です。

理想のプロセスと現状のプロセスの乖離を把握

理想のプロセスとは、基本的に無理・無駄がなく、スループットも最短、コストも最小で抑えられるプロセスのこと。もちろん、すべての案件が理想のプロセス通りに行われるのが理想ですが、現実には実現が難しいものです。また、やむを得ず発生する例外処理もあるでしょう。

大切なのは、逸脱をゼロにすることではなく、逸脱をできるだけ減らすこと。これにより、明確に工数が削減でき、スループット短縮、処理コストの低減を目指すことが可能です。 理想のプロセスから逸脱したプロセスは、業務の質の低下や非効率を招くだけでなく、コンプライアンス(法令遵守)の観点から、重大な問題を引き起こす恐れがあるので注意が必要です。

ビジュアルとデータの両面から確認

プロセスマイニングでは、理想のプロセスから、実際の業務がどの程度乖離しているのかを数値で確認することができます。例えば販売取引業務を行った場合、①受注登録、②出荷指示、③出庫、④請求登録/売上計上というプロセス通りに進行した案件と、そうでない案件の割合や数値を表示することが可能です。これらは任意の期間設定で算出できるので、例外ケース別に分析することで、季節変動等の特性を把握することができる上、例外ケースをリスト化し、それぞれについて適合していない理由を詳細に確認することもできます。

乖離する理由まで分析して把握しておけば、適切な対策を行い、業務改善を行うことが可能です。

こちらのページでは、目的別のプロセスマイニングツールを3つご紹介していますので、ぜひチェックしてみて下さい。

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